//Kun je je werknemers zelf hun hoge werkdruk laten oplossen?

Kun je je werknemers zelf hun hoge werkdruk laten oplossen?

19 november 2019
Robert de Muralt/Marie-Louise Dechesne

Hoge werkdruk is bij veel organisaties een hardnekkig probleem. Vaak wordt er van alles aan gedaan om de problemen op te lossen, maar blijken de resultaten in de praktijk tegen te vallen. Hoe komt dat nu? En is er niet een effectievere aanpak om hoge werkdruk te verminderen. In dit blog beschrijven wij hoe het ook anders kan.

De hoge werkdruk zelf onderzoeken…  

We hoorden een werknemer van een ministerie vertellen dat ze daar, onder begeleiding van een consultant, in teamverband naar oplossingen voor werkdruk hebben gezocht. Hij vond dat deze aanpak in het begin goed werkte omdat er verschillende opvattingen bleken te zijn over waar de werkdruk vandaan kwam en hoe je de werkdruk het beste kunt oplossen. Een van de gekozen oplossingen was het aanpassen van een aantal werkprocessen. Het leidde echter ook tot oeverloze discussies De werknemer vond de opbrengst minimaal en het had veel tijd gekost.

Het kost veel tijd en de opbrengst valt tegen….

Wat valt ons op? Je legt de verantwoordelijkheid bij de teams neer. Als er oplossingen gekozen worden, hebben die daardoor een groter draagvlak dan opgelegde oplossingen. En het is voor velen prettig om hun beleving van de werkdruk te mogen uitspreken. De werknemer vertelde ook dat het voor hem verrassend was dat iedereen verschillende beelden bij werkdruk heeft en verschillende oplossingen ziet. Maar dat het heel veel tijd kostte om tot oplossingen te komen. Dit verbaast ons niets! Want niet alleen de druk om tot oplossingen te komen is groot, maar daarnaast moet er ook nog ‘gewoon gewerkt’ worden. En het is al zo druk…. Als de opbrengst dan tegenvalt dan zakt de moed je nog verder in de schoenen….

Een effectievere aanpak om hoge werkdruk op te lossen!

Vind dieperliggende oorzaken
Wij hebben bij een gemeente ervaren hoe belangrijk het is om eerst op zoek te gaan naar de diepere oorzaken van werkdruk. We hebben hierbij vanuit verschillende invalshoeken tegelijkertijd (zowel bedrijfskundig, als persoonlijk als vanuit het team) vragen gesteld. In dit team was het opvallend dat het niet lag aan het team zelf, maar de grootste werkdruk werd veroorzaakt door de grote druk die de omgeving (zoals wethouders) op hen uitoefende. En dat komen we vaker tegen. En in hun situatie werd dit versterkt doordat, naar hun beleving, de bedrijfsvoering ook niet op alle gebieden goed op orde was.

Erken de werkdruk
Ten tweede is het belangrijk dat de hele organisatie de werkdruk erkent, herkent en draagt. Dus inclusief directie en MT. We zijn met het MT gestart en hebben in een later stadium hun directeur erbij betrokken. Hij kon zich niet alleen vinden in de gevonden oorzaken, maar zag ook in dat dit MT zijn support hard nodig had om naar oplossingen toe te werken. Het werd hem duidelijk dat het speelveld complex is, omdat er zoveel verschillende belangen spelen.

Maak de verwachting duidelijk
Tenslotte is het belangrijk om een heldere verwachting naar elkaar uit te spreken hoe de ideale organisatie met minimale werkdruk eruit zou mogen zien, waarin effectiviteit en werkplezier bovenaan staan.

TNO onderzoek

Tijdens het schrijven van dit blog werden wij verrast met het artikel over ‘Werkdruk en prestatiedrang: 1,3 miljoen werknemers met burn-outklachten’, waarin de resultaten van het TNO onderzoek belicht werden. Het bevestigt onze zorg t.a.v. de werkdrukproblematiek in Nederland en versterkt onze motivatie om werkdruk- en draagvlakproblemen binnen organisatie structureel aan te pakken.

Vragen?

We kunnen ons voorstellen dat bovenstaande veel vragen oproept, zoals: hoe vind je de dieperliggende oorzaken? En waar start je dan als je deze oorzaken kent? We zijn gespecialiseerd in het begeleiden van MT’s en directies en zetten indien nodig onze BASc® werkdrukmeter en/of draagvlakmeter in om de oorzaken te vinden en gezamenlijk naar oplossingen toe te werken. Dus, bel of mail ons als je meer wil weten.

2019-11-20T15:24:15+00:00

One Comment

  1. Marie-Louise Dechesne 19 december 2019 at 17:13

    We kregen mooie vragen van Bart Hamming op ons artikel. Met zijn toestemming geven we eerst het stuk tekst waarover hij een vraag heeft, dan zijn vraag (vetgedrukt) en daaronder (schuingedrukt) onze reactie:

    Wij hebben bij een gemeente ervaren hoe belangrijk het is om eerst op zoek te gaan naar de diepere oorzaken van werkdruk.
    Hoe heb je dat ervaren? Of wát heb je ervaren?
    We hebben een project uitgevoerd, waarbij de opdracht om de onderlinge samenwerking naar een hoger niveau te brengen. We hebben hier een programma voor ontwikkeld en dit heeft ervoor gezorgd dat het team effectiever is gaan samenwerken. Tegelijkertijd bleef de werkdruk uit de omgeving voor onrust zorgde, wat er vervolgens weer zorgde dat ze in oude patronen vervielen m.n. ieder voor zich. Dit is de reden waarom we de BASc® compleet (werkdruk- en draagvlakmeter) hebben ingezet. Uit dit onderzoek kwam naar voren dat de verstoring door de omgeving wordt veroorzaakt en niet zozeer uit het team zelf.

    We hebben hierbij vanuit verschillende invalshoeken tegelijkertijd (zowel bedrijfskundig, als persoonlijk als vanuit het team) vragen gesteld.
    Welke vragen heb je gesteld?
    Dit is het geheime recept van de kok😊. We kunnen wel verklappen dat er in totaal 32 vragen gesteld worden vanuit de verschillende perspectieven.

    In dit team was het opvallend dat het niet lag aan het team zelf, maar de grootste werkdruk werd veroorzaakt door de grote druk die de omgeving (zoals wethouders) op hen uitoefende.
    Wat kunnen de ambtenaren doen aan oorzaken, die buiten hen zelf liggen?
    Hun grenzen beter aangeven en zich hieraan houden. Het gaat om persoonlijk leiderschap. Zeggen wat je doet, doen wat je zegt binnen de gemaakte afspraken. Als afspraken verschuiven deze terugleggen bij opdrachtgever/ leidinggevende.

    Hoe ontdekken die ambtenaren het onderscheid tussen reële werkdruk, en gepercipieerde werkdruk?
    Voor hen is dat vaak moeilijk aan te geven. En bovendien is dat voor iedere ambtenaar anders. Met andere woorden iedereen gaat daar anders mee om. We vragen naar de beleving in verhouding tot wat ze belangrijk vinden. En we geven niet individueel terug, maar aan een geheel team. En gaan op basis hiervan het gesprek aan.

    Tot welk niveau is werkdruk acceptabel en wanneer is werkdruk niet (meer) acceptabel?
    Dit verschilt van persoon tot persoon. En is afhankelijk van de mate verstoringen (d.w.z. wijzigingen op het beleid, ad-hoc opdrachten, wisselingen van bestuur, etc.). Onze ervaring is, is dat m.n. het continu opleggen van druk en wisselingen van beleid voor onrust. En deze kunnen uiteindelijk tot langdurige uitval leiden.

    En dat komen we vaker tegen. En in hun situatie werd dit versterkt doordat, naar hun beleving, de bedrijfsvoering ook niet op alle gebieden goed op orde was.
    Welk onderscheid maken die ambtenaren (en jullie) tussen de beleving van de bedrijfsorganisatie en de reële bedrijfsvoering (en de kwaliteit daarvan)?
    Slimme vraag😊. Wij vragen naar wat ze belangrijk vinden en hoe zit dit ervaren. En de verschillen hiertussen is een puntje van aandacht… Inmiddels is on wel duidelijk geworden dat een ambtelijke organisatie niet goed te runnen is als deze continu door de politiek wordt verstoord, zonder dat daar goede afspraken over zijn gemaakt.

    Erken de werkdruk
    Ten tweede is het belangrijk dat de hele organisatie de werkdruk erkent, herkent en draagt. Dus inclusief directie en MT.
    Hoe laten jullie de ‘organisatie de beleefde (dus: niet reële) werkdruk erkennen?
    Een gezonde organisatie begint met een gezonde top. De BASc® werkdrukmeter helpt hierbij om inzichtelijk te maken waar de werkdruk ervaren wordt. Het wordt tastbaar. Dit betekent dat datgene wat we onderzocht hebben besproken kan worden. En vervolgens begeleiden we het team in de besprekingen met de directie.

    Ik bedoel: hoe kun je een beleving van de ander erkennen, en je eigen beleving door de ander laten erkennen?
    Sleutelwoorden zijn: ‘inzicht’, ‘bewustwording’ en ‘begrip

    We zijn met het MT gestart en hebben in een later stadium hun directeur erbij betrokken.
    Waarom kozen jullie voor deze start? Op basis waarvan niet de werknemers (die de werkdruk immers ervaren) laten starten? Of de directeur?
    Dat is een aanname. En bovendien was de insteek de onderlinge samenwerking van het MT en niet de werkdruk op de afdeling. Die (werkdruk die werd ervaren door het MT) kwam pas later boven tafel. Daarnaast is onze insteek dat een gezonde organisatie begint met een gezonde top. Immers zij zijn in staat om de kaders aan te geven en hun medewerkers te beschermen voor ongewenste organisatiesituaties. Het is oorzaak/gevolg. Als geen goede afspraken van tevoren gemaakt worden van zowel hoog tot laag dan word je een ‘speelbal’ en geldt het recht van de sterkste.

    Hij kon zich niet alleen vinden in de gevonden oorzaken, maar zag ook in dat dit MT zijn support hard nodig had om naar oplossingen toe te werken.
    Welke waren deze oplossingen, en wie diende deze oplossingen te realiseren / implementeren?
    Daar zijn we nog mee bezig. Het probleem ligt bij de top. Verhouding tussen ambtelijke en politieke macht. De ambtelijke organisatie mag een helderdere positie gaan innemen en de verstoringen vanuit B&W gaan minimaliseren door kaders aan te geven.

    Het werd hem duidelijk dat het speelveld complex is, omdat er zoveel verschillende belangen spelen.
    Tjonge… Was dat werkelijk een eye opener?
    Zeker. Ongelofelijk hè😊. Wat hieronder ligt is dat we volgens ons te maken hebben met een bestuurlijk systeemprobleem. We komen dit namelijk ook bij anderen gemeenten tegen.

    Maak de verwachting duidelijk
    Tenslotte is het belangrijk om een heldere verwachting naar elkaar uit te spreken hoe de ideale organisatie met minimale werkdruk eruit zou mogen zien, waarin effectiviteit en werkplezier bovenaan staan.
    En als die verwachting aan elkaar is uitgesproken, is daarmee dan die kous af?
    Nee natuurlijk niet. De uitdaging is om je leiderschap hierin op te pakken, betere signaleringsfuncties in te richten (bijv. een jaarlijkse BASc®), te blijven communiceren en beter na te denken hoe je als gemeente je afstemming met het politieke apparaat kan inregelen.

    Het thema werkdruk, en hoe daarmee om te gaan, is werkelijk een reuze interessant thema!
    Dat vinden wij ook. En het gaat ons aan het hart dat er zoveel arbeid gerelateerd ziekteverzuim is. Robert is al 10 jaar met dit thema bezig en stelde zich steeds twee vragen:
    1. “Hoe komt het toch dat 70% van alle veranderingen mislukt?”
    2. “Hoe komt het toch dat 70% van de managers hun medewerkers niet weten te motiveren?”
    En Marie-Louise komt steeds meer klanten tegen die veel last hebben van werkdruk.

    Tip: Lees ‘Borderline Times’ an Dirk de Wachter.

Comments are closed.