Alles is urgent!
12 april 2021
Robert de Muralt en Marie-Louise Dechesne
Wij krijgen in onze adviespraktijk veel managers die overlopen van het werk en veel brandjes aan het blussen zijn. Alles lijkt urgent en direct opgelost te moeten worden. In dit blog beschrijven we 3 veelvoorkomende scenario’s die dit kunnen veroorzaken met een aantal tips hoe je hier beter mee zou kunnen omgaan.
Teveel inhoudelijke kennis remt de voortgang
Een van de valkuilen is dat veel managers teveel inhoudelijke kennis hebben en daardoor de neiging kunnen hebben om teveel van de inhoud te willen weten.
In een managementrol lukt dat in de meeste gevallen niet, simpelweg omdat je daar de tijd niet meer voor hebt. Als manager zal je met minder kennis grotere besluiten moeten nemen.
Het is belangrijk dat je hierbij de mensen onder je kunt gaan vertrouwen. En soms gaat het een keer fout. “Nobody is perfect.” Dat hoort er ook bij, zo creëer je wel meer tijd en ruimte om urgente zaken direct op te kunnen pakken.
Iedereen tevreden willen stellen
Een tweede valkuil is dat er veel medewerkers met vragen aan je bureau staan met vragen waar zij het liefst direct antwoord op willen hebben. Het gevolg voor jou is dat je hele dag hierdoor versnipperd raakt en je niet meer tot je eigenlijke werk toekomt.
Als manager kun je niet op ieder moment voor iedereen klaar staan, dan ben je alleen nog met brandjes blussen bezig en doe je eigenlijk het werk voor anderen.
Belangrijk hierbij is dat medewerkers hun eigen afwegingen leren maken. Als manager kun je hen hierin stimuleren door niet meteen te gaan handelen, maar ze eerst zelf te laten nadenken. Door vragenuurtjes aan het eind van de dag in te lassen laat je ze niet zwemmen, maar kun je ze daar waar nodig ondersteunen. In het begin kun je hier zelfs 2 of 3 momenten per dag voor reserveren.
En soms baalt er iemand. Jammer dan. Je kunt niet altijd iedereen tevreden stellen.
Prioriteiten stellen en kerntaken bepalen
Een derde belangrijke valkuil is dat managers op een punt zitten waar veel zaken tegelijkertijd samenkomen. En naarmate de druk toeneemt kan het lastig worden om het overzicht te bewaren. Alles wordt dan urgent, met het gevolg dat er eigenlijk niets meer afkomt of niet de kwaliteit krijgt waar jij voor wilt staan.
Allereerst is het belangrijk om vast te stellen dat je niet alles tegelijkertijd kunt en dat je ook niet alles in 1 keer kunt oplossen. Wat bijvoorbeeld al maanden speelt, is niet in 1 uur opgelost.
Vervolgens is belangrijk om aan de hand van een hiërarchie je prioriteiten te stellen. Hiermee bedoel ik dat als jij helder hebt welke kerntaken tot je functie behoren, je dan ook kunt bepalen welke hiërarchie binnen de taken geldt. Je managementtaken zijn bijvoorbeeld het belangrijkste, daarna je strategische taken en daarna… Op basis daarvan bepaal je hoeveel uren je aan de verschillende kerntaken wilt besteden en wat binnen de kerntaken voor de komende maand prioriteit heeft. En je plant tijd in voor ‘ad-hoc activiteiten’. Dit geeft rust voor jezelf en voor de ander. Dit betekent dat sommige zaken even lagere prioriteit krijgen. Ook dan kan er iemand balen. Maar je tijd is beperkt. Hierbinnen helpt het ook om zaken die je gestart bent ook daadwerkelijk af te maken.
Tenslotte, als manager moet je durven vertrouwen op je ‘guts’ en hier ook naar gaan handelen. “No guts, no glory.”
Ben jij benieuwd hoe effectief je als directeur/manager bent en hoe je met minder moeite betere resultaten kunt behalen? Bel of mail ons, we denken graag met je mee. En klik hier voor meer informatie.